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怎样写好文件
中央要我来讲一下写文件里面的一些问题,怎样能够实现毛主席在“工作方法六十条”里面提出的要求。先声明我讲不好,只是提些意见,作为参考资料。写文件和做工作差不多,叫个人来谈怎样把工作做好,也是很难的一件事。文章怎么叫好,怎么叫不好,里面道理很多,我知道得有限。如何使文章按中央的要求能够让人看下去,我想谈四个问题:
1.对这个问题的看法、认识;
2.准确性、鲜明性、生动性的问题;
3.看条件:什么样文章,给什么人看,要求不同;
4.怎么办?用什么方法,可以比较快地达到目的。
现在分别谈一下:
一、对这个问题的看法
“工作方法六十条”中除三十七条专门讲这个问题外,还有三十二条、三十三条、三十六条、四十二条、四十三条、四十七条也讲到了这个问题。三十二条是说“开会的方法,应当是材料和观点的统一,把材料和观点割断,讲材料的时候没有观点,讲观点的时候没有材料,材料和观点互不联系,这是很坏的方法。只提出一大堆材料,不提出自己的观点,不说明赞成什么反对什么,这种方法更坏”。三十三条是说“要彼此有共同的语言,必须先有必要的共同的情报知识”。三十六条是说概念、判断的形成过程,推理的方法,就是调查和研究的过程。四十二条、四十三条是说学点文学、文法和逻辑。四十七条是说要培养“秀才”,“这些人要较多地懂得马克思主义,又有一定的文化水平、科学知识、词章修养”。这说明中央对这个问题是重视的。为什么要重视这个问题?应该从政治上来看,各部门特别是做经济工作的人,都要依靠党、依靠群众。各部门工作条件不一样,各部门对自己的业务比较熟悉,党和群众对这些就不那么熟悉。可是工作要依靠党、依靠群众,这就要向党和群众作宣传,使他了解,不了解就不能依靠,所以工作中要有文件、报告。要达到宣传的目的,就要讲究方法,使对方能够懂,要合乎三个要求:
一要引人看,要有好的介绍方法,要有吸引人的力量。毛主席常讲,文章的题目和头几句话很重要,首先头几句就给人家的印象不好,人家就不愿意看。不仅开头引人看,还要人家能够一口气看到底。
二要使人看得懂,人家看不懂或不完全懂,就看不下去,看下去了也难得动员他。似懂非懂,目的就达不到。
三要能说服人、打动人。如果看完了、看懂了,说服不了人,还是达不到目的。
道理是很明显的。当我们写文章的时候,总是以为自己的道理是对的,要使人家相信,要说服党和人民群众。我们不是要正确处理人民内部矛盾吗?正确处理人民内部矛盾,要采取说服的方法,而不能用强制的、压服的方法,写文件也是正确处理人民内部矛盾,我懂你不懂,就有了矛盾,就要处理,就要用道理说服人,不但说服人,还要能打动人,说服着重在理智方面,打动人除了理智方面还带有一点感情,使看的人真正被你动员起来。
文章如果不合乎上面三点要求,写了人家不看,不能说服人,打动人,文章就等于没有写,就达不到依靠党和群众的目的。我们做工作希望得到党委的同意和支持,但文章党委没有看,或者看了没有懂,党委就不能了解和赞助,群众就动员不起来,这样政府各部门的工作就会陷于孤立的状态。孤立无援,得不到党和群众的支持,就会犯错误,即使工作方针意见是正确的,也会犯错误,因为你脱离了党和群众。写文章一定要讲究方法,才能达到政治的目的。为了使党和群众了解和支持我们的工作,为了动员群众,这是个政治问题。这个问题不是主席这次的“六十条”才提出的,很早以前就再三提出过。例如毛主席一九四二年二月写的《反对党八股》,就深刻地论述过这个问题。这篇文章离现在已有十六年了。一九五一年二月,中央曾发出“中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示”。这个文件也是经毛主席修改定稿的。以后在《中国农村的社会主义高潮》一书的按语中又几次提到如何写好文章的问题。马克思主义看重这个问题是合理的。我们写的文章关系到国计民生,关系到让党早下决心,作出判断,作出决定,发动群众,使群众懂得各方面的利害,按照党的要求积极地去做。为要达到这些目的,就要认真注意,把文章写得好一些,这是一个政治问题,是中央一再强调的,无论马、恩、列、斯,都很注意这个问题。
二、准确性、鲜明性、生动性的问题
“工作方法六十条”中提出了这个要求。这个问题恐怕讲不好,我现在只能说一下对这个问题部分的看法。
(一)准确性的问题:这个问题在“六十条”中的三十七条已有了说明。“准确性属于概念、判断、推理问题,这些都是逻辑问题。现在许多文件的缺点是:第一、概念不明确;
第二、判断不恰当;
第三、使用概念和判断进行推理的时候又缺乏逻辑性;
第四、不讲究词章”。概念、判断、推理是逻辑学上的三个名词。概念相当于词,判断相当于句,推理相当于两个以上的句子,如茶壶是个比较简单的概念,容易明了,容易准确,还有抽象的概念,如“多快好省”、“反冒进”就比较复杂,比较抽象。名词固然可作概念,形容词也可变为概念,转为名词,概念是客观存在的事物,“多快好省”是事物的状态,是客观存在的,概念是不是明确,要看我们说的话是否符合所代表的客观的东西,一句话可以代表好几个概念,代表的范围大小不同,这里指这个,那里指那个,完全不同或者部分不同。人的思想的基本的工具是概念,如基本建设离不了几样材料——概念就是基本的材料,无非是木材、钢材、水泥,一句话无非是概念组成的述语,肯定或否定,好或不好。“高速度”,究竟怎样才算高速度,是对什么东西说的,离开了一定的范围说高速度就不明确。
判断,有了几个概念就可以作判断,如茶壶需要大量生产,大量生产就是概念,这个概念,比较简单。再如每县搞发电厂,这就是个判断,县是抽象的,不一定代表哪个县,可以代表通县,也可以代表别的县,通县也还是个概念,搞发电厂也是个概念,要什么不要什么,什么对什么不对,这就是判断。判断对不对,就要看先后次序对不对,有没有条件,有没有可能。
推理就是从这一句话引导到那一句话,由第一句话引到第二句话,第一句与第二句之间的关系就是推理,有时两句话没有推理关系,但很多时候有推理关系,就譬如“六十条”中的三十七条所说的这一段话“现在许多文件的缺点是:第一、概念不明确;
第二、判断不恰当;
第三、使用概念和判断进行推理的时候又缺乏逻辑性;
第四、不讲究词章。看这种文件是一场大灾难,耗费精力又少有所得”。这就是推理。紧接着又说:“一定要改变这种不良的风气”。这也是推理,既然是大灾难,当然就要改变。下面是“作经济工作的同志在起草文件的时候,不但要注意准确性,还要注意鲜明性和生动性”。这也是推理,下面是“不要以为这只是语文教师的事情,大老爷用不着去管。重要的文件不要委托二把手、三把手写,要自己动手,或者合作起来做”。这也是推理,这里面有许多论证省略了,因为完全可以看懂,所以省略了。如要说得完全,大致是:既然这么重要,大老爷就用得着管,既然大老爷用得着管,无非是说二把手三把手不能完全解决问题,对问题不能完全熟悉,或者如果仅仅委托二把手三把手来搞,自己不来讲究这个问题,不来注意这个问题,自己的思想也就不能清楚……等等的意思。
关于准确性的问题,即概念、判断、推理的正确与否的问题。准确性包括两方面,一方面要看概念是不是明确,判断推理对不对,个别的简单的事情也有判断,看字句对不对,数目字是不是有错,再来肯定或否定,或者是看推理对不对,这是形式逻辑里面讲的同一律、矛盾律、排中律、充足理由律的问题,我们出版了一批这样的书,有苏联人写的,也有中国人写的。比较薄的本子还不太难看,可以找来看看,看不懂也没有关系,看总比不看好。
还有一方面是比较大范围的事实的判断,涉及根本立场、方针、方法。涉及简单的问题是形式逻辑,涉及到复杂的问题,就涉及到马克思主义的理论,涉及到历史唯物论、辩证法、阶级立场、社会主义立场等等。因为“六十条”在这个地方讲准确性,比较着重谈写文件,所以没有着重谈事物的主流、支流,没有谈九个指头和一个指头的问题,没有着重谈对大量事物的本质如何分析,因为别的地方已经讲得很多了。
搞文件,首先要基本立场、观点、方法正确,如果基本立场、观点、方法不对,即使有个别的判断推理是正确的,也不能挽救这一篇文章,使其由错误的变成正确的。这是要注意的根本性的问题。方法首先要分析正面反面,挑出矛盾的主要方面,分析矛盾的两个主要的侧面,是根本的方法。至于每句话的判断、推理的关系,也是逻辑,属于形式逻辑。
总之,写文章首先要讲辩证法,同时还要讲形式逻辑,两样东西并用。
(二)关于鲜明性,可以从两方面来说:
1.观点和材料的统一。写文件与写小说剧本不同,鲜明性的要求不同,关键是观点要突出。写文章无论是对上、对下、对内、对外,都是为了宣传一个观点,观点是个判断,是推理来的,推理是从材料来的。所以,要鲜明首先要看观点和材料是否统一。如果观点和材料不统一,就像毛主席在“工作方法六十条”的第三十二条中说的:“把材料和观点割断,讲材料的时候没有观点,讲观点的时候没有材料,材料和观点互不联系,这是很坏的方法。只提出一大堆材料,不提出自己的观点,不说明赞成什么反对什么,这种方法更坏”。写文章用材料是为了说明观点,文章写出来叫人家看不清楚,就是不鲜明,就是材料和观点没有联系好,每个观点应该接着有事实作证明,不能证明观点的事实就不要用。每个论点有论据,这是推理问题,从鲜明性来说,观点和论据要摆得合适。一个建筑要有材料,有结构,整个建筑还有设计。写文章和盖房子一样,要看如何布局、设计,是否经济、合理、实用。观点和材料隔绝了,就像工厂的车间和原料离得很远,甚至中间隔了一道墙一样。如果说有些文章材料、观点互不联系,也是冤枉,他自己可能以为材料和观点联系了,但是离得太远了,太罗嗦了,或者不清楚,材料就不能说明观点。观点和材料,结论和论据要紧密结合起来。中国关于写文章有句老话:“夹叙夹议”。议就是观点,叙就是材料。事实和观点要安排好,一段话要说明一个观点,要有相当的材料来证明这个观点,这段话就鲜明,看起来就干净。如果一段话只有很多观点,或者事实很多,没有观点,看了以后就迷失方向,不知道要作什么。所以,观点和材料的统一是首要的关键。
主席提出两个文件,一是少奇同志给中央的信,一是广西的报告。如少奇同志写给中央的信,为什么看起来很清楚,因为他提出的观点都有事实作证据,事实也是为了说明几个观点。一个是说红薯好吃,有事实。一个是说红薯是高产作物,对解决当前粮食问题大有帮助。现在有什么问题?河北省需要向外销的问题,这个问题不但是河北省的问题,是全国的问题,要向全国推广,难于调运和保存的说法是不正确的。这就是夹叙夹议,作到了观点和材料的统一。材料和观点要统一不难作到,只要有意识地注意就不难。人的观点不论正确的不正确的都是事实的反映。写文章无非是为了说明观点,要使人相信这个观点,就要讲些事实,不管这些事实讲得是否周到、全面、正确。一个观点正是从事实中来的,需要我们特别注意。所以说,材料和观点的统一不难作到。
2.只作到材料和观点统一还不够,观点还要突出,不突出即不能鲜明。街上马路旁边有很多广告,我们首先看到的广告总是突出的,或者是因为它特别大,地位突出,或者因为它色彩鲜明,或者用的画引人注目,等等。一篇文章总的要求,要解决什么问题。毛主席常讲,一个政治家要善于打起旗帜。旗帜就是个纲领,要有鲜明的纲领。旗帜很高,面很大,色彩很鲜明,一下子把群众结合起来,例如我们常讲在马列主义旗帜下,在共产主义旗帜下,在和平旗帜下等。一篇文章有个基本观点,总的要求,它在文章中就要像一面旗帜一样,主要观点鲜明,提得突出。如果你的论点想拿出来,又不想拿出来,吞吞吐吐,文章就不会鲜明。
有总纲还要有目,纲是提起网来的那根总绳,网还有许多眼,有句成语,“纲举目张”。一篇文章要鲜明就要作到纲举目张。整篇文章、旗帜拿出来了,有大的论点还有小的论点,大小论点要互相联系,排列要醒目,这很要紧。哪些是纲,哪些是目,目与目之间的排列,层次要清楚,条理要清晰。比如,一个大问题下面有三个小题目,为什么这个小题目摆在第一,那个摆在第二、第三,道理要很清楚。并且,段落要分明,我们现在常有的毛病是一段话写得太长,观点太多,看起来不清楚,即便清楚看起来也容易疲劳。一篇文章分为好多小段,这是节省看文件人的脑力的好办法。看完一段知道这是个小结,是一个观点,下面又是一个观点,帮助人在精神上有所准备。一段最好说一个思想,如果一两个小问题统一起来还只是一个思想也可以。一篇文章是个大的思想观点,每一段是个小的思想观点,要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里。并且段落与段落之间前后要能贯穿,这就像基本建设设计一样,有个布局,这个车间与那个车间,厂长办公室,道路的布局要很清楚。全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确,段落分明,前后能贯穿,这些都是帮助观点突出的办法。
我们提出问题,要有背景来证明观点,证明观点的事实材料也要有背景。不要脱离背景,要注意背景。黑字写在白纸上,白纸即是背景,能比较才可看得清楚,黑字写在黑纸上、白字写在白纸上就都看不清楚。事物都是互相联系的,要了解事物,必须从联系中去了解,从背景中去了解,孤立地提出一个论点,提出一个事实,看的人就不会了解。毛主席说,香花是和毒草对照的,真、善、美是和假、恶、丑对照的。我们提出一个指标,看一个工厂的生产怎样,没有背景,速度的快慢就看不清楚,背景就是把现在和过去、将来比较。只有将现在和过去、将来比较(纵的比较),这个部与那个部、这个省与那个省,中国和外国比较(横的比较),才能看出问题来,看出是落后还是先进,这就是提出了矛盾。任何事情都有这样一个问题,正面的意见要有反面的意见衬托,便于考虑有哪些反对意见,为什么是不正确的。有时我们写文章,话都说了,可是人家看不懂,为什么呢?常常就是因为没有背景,没有衬托,没有比较。观点要有背景,事实也要有背景,现在的表格比较注意了,有绝对数,还有相对数,还有百分比,就容易比较,看起来比较明白。表格搞起来比较容易,数目字大家也记不了那么多。写文章也应该像列表格一样,要有相当的背景,文章的背景当然不能像表格那样公式化、千篇一律,要看什么事,给什么背景。说明事实的重要,单是本身事实不能说明,要说这件事做了帮助了什么,不做妨碍了什么,这也是背景。从前,毛主席在延安讲话介绍了一种方法,叫古今中外法,当然不是什么都讲古今中外,有横的比较,有纵的比较,可以放在古今历史背景上看,放在中外世界背景上看,和古比不一定几千年前,和去年比也是古,和中外比不一定和外国比,这个部和那个部、这个厂和那个厂也是比较。除此,相关的、相反的方面联系起来讲,从纵的方面、横的方面比较,也可以使观点突出。
要把观点突出,要鲜明,除了要有布局、有背景外,还要有辩论。
毛主席在反对党八股的文章中讲了好多。提出一个问题,无非是赞成什么,反对什么,赞成要讲出充分的理由,对反对的意见要加以反驳,有个针锋相对的比较就容易鲜明。要反驳就要讲很多道理,道理要使人信服,理由要充足。还要有比较尖锐的形式,注意适当的尖锐形式和加强语气,这样可以使观点突出。如少奇同志给中央的信中说:“我认为中央应当告诉粮食部,对这个问题在全国范围内作一个统一的安排”。前面讲红薯如何……,如果没有辩论还不那么鲜明,下面就有辩论。“过去粮食部的同志说,红薯难于调运和保存,不能制面,这些意见是不正确或者不完全正确的”。这几句话里可看出有了辩论而且加强了语气。
为使观点突出,还要注意文字形式上的问题。一是标题。有的可以不要标题,向中央的报告,可以不要标题,因为不需要那么鼓动,只要把道理讲清楚就行了。向群众宣传、发表文章,标题就很重要。毛主席多次批评人民日报不讲究标题。任何文章都要讲究标题,好文章没有好标题不行,报纸上那么多文章,谁知哪篇好,当然要先看标题,标题好的就吸引住人、引起人的兴趣。有时一篇文章内容记不清了,但记得标题,人民日报有篇元旦社论,内容大家不一定记得了,但是都知道是“乘风破浪”。可见标题很重要。其次是导语,导语是报纸上用的,逻辑讲叫作论题,导语和论题都应放在文章的前面。叙述一件事情,讲个道理,要将要点放在前面,讲个道理要把结论放在前面,不是按照三段论式,大前提、小前提、结论,而是先结论,然后前提。叙述不是先怎样、后怎样、最后怎样,而是最后怎样,再事前怎样。当然写小说不能把结论放在前面,那样就没有人看了。我们大家都在工作,不同于看小说,大家都很忙,要解决问题。毛主席常讲一个故事,在北京有一位叫邵飘萍的记者,讲新闻学的导语,给他印象很深。如写一个某处失火的消息,说某天下午有个老太婆生火做饭不小心,街上出了事出去了,没当心,火花跑出来,过了一小时烧了起来,半小时后救火队来了,最后才知道损失了多少。如果没有导语这个新闻就要这样写,如果有导语,应当先说:哪天哪条街失了火,损失多大,烧了多少房子,死了多少人,这是人们最注意的,至于那个老太婆姓张、姓李,如何烧起来的等等,不是人们注意的,要寻根究底再往下看。红楼梦有一章回目是:村姥姥信口开河,情哥哥寻根究底。先要信口开河,也才好寻根究底。我们要把要点、结论放在前面,当然不是所有文章都适合这样,但大多数需要这样作,否则就不突出。先提出结论然后再围绕结论展开讨论,这就叫做醒目。可以叫做倒悬,就是叫人紧张。写文章要叫人紧张,结论放在前面,论据放在后面,这就是倒悬的姿势,就会引人注意。写文章要把结果放在最前面,把压轴戏放在前面,不像写小说,也不像演戏,我们是办事情,要开门见山。还有,末了的结论还要收得好。总之,标题、文章的开头,每一段的开头很重要。
(三)关于生动性。写小说容易生动,也可以写得不生动。写文件要生动,不生动人家不愿意看,但不能像普通文学作品那样办。要生动就是要在抽象的论述中加些不抽象的东西,可以增加生动性。纯粹抽象的,像算术题似的,一道道列下去,怎样也不会生动,因为全部是抽象的。我们讨论工作本来是比较抽象的东西,讲的道理、列举的数目字是抽象的,可以穿插一些具体人、具体单位、具体事实,这样文章就可以不那么沉闷。如报纸上发表的湖北省委关于红安县委搞试验田的经验的报告,也可以换另一种写法,光报告搞试验田,道理虽然也可以讲清楚,但不生动,湖北的报告中间加些具体的事情,就很生动了。乡里人到县里要见干部,干部开始说是“没有时间”,等到“有时间”,又说,“下班了”。以后城里干部下乡,乡里人也说,“没有时间”。等了一会,他也说,“我下班了”!引了这么件事就大为生动。还提到干部穿着鞋袜,在田岸上“检查生产”,社员骂了他一顿,说“摇摇摆摆像个相公,莫把田埂子踩塌了”!单这句话还不够,又问:“你骂谁?”社员说:“我骂你!”然后再加上县委副书记说:“骂得对!”有这样的对话,印象就很深刻。这是典型环境中的典型性格。人物选得好,话也很生动。典型选得好,一穿插就很生动。单讲道理,报告就减色,动员时作用也就没有这么大。加些具体事实,并且要具体到形象化的程度。广西省委一月给中央的报告,中央的批语写道:“广西省委这个报告写得很好,情况交代得清楚,道理说得明白而正确,文字生动而简练,使人看了还想再看。望各地各部门学习用这样的方法来写经验总结报告。”这个批语是少奇同志写的,送主席,主席又加了一句:“我们希望有成百万的干部看到这篇好文章。”为什么这是篇好文章,看了还想再看?就是他引了很多农民和干部的话,而且引的这些话很生动。如果去掉这些话就不会那么生动。
文章尽管是讨论工作,但应该有感情,提倡什么、促进什么要有感情,反对什么,也要有感情,当然不是专门发挥感情,感情用事,但显不出一点感情来也不好。中央对湖北省委关于红安县搞试验田的报告的批示,原来拟的稿子只是一般的写了一下,说这个报告很好,发给各地参照等,受到主席尖锐的批评,说是党八股,没有一点感情,是官样文章,不痛不痒。如果一篇文章较长,没有点问号和感叹号,就会枯燥一些,感情的变化就不大,就不大生动。最后,文字上要讲究些修辞,话要通俗,难懂的话要少用,非用不可时要加以解释。
文章要有些情绪,如正面反面对照,引用两句古话,增加些色彩,格式有些变化,要有些曲折、波澜。让文章生动只有这些方法不够,但注意了这些,就比较会使文章写得生动一些。
三、关于文件
刚才所说的这些,不见得正确,也不是什么都可以这样办,还要看对象。对象分两方面,一是给什么人看,二是写什么题目。还要看时间、地点和条件。有个例子,在南宁会议的时候,王鹤寿同志写了发展钢铁工业的材料,然后十八个部门同样写了发展计划,有表格、数字、说明,鹤寿同志写的比其他部门不见得更生动、鲜明,差不多,就是因为对象不同,条件不同。钢铁工业中央很注意,早就酝酿,已谈过多次,对这个问题相当熟悉,细节中央已经知道了,只是全貌还不大了解,鹤寿同志的文件有全貌,有背景,有同外国比较,有大、中、小比较就够了。其他题目,过去中央没有怎么讨论和研究,因此,从一个表上的确不易看懂。这里同时也说明一般看表格是比较困难的,写报告要多用些文字,少用些表格。有的报告的内容不可能有那么多的形象,如第二个五年计划中,铁路怎么发展,要搞那么多形象化就不好办,不是长篇报告,引具体人,讲什么话也困难,所以不是什么都可以写得像湖北、广西的报告那样。但如何叫人看起来有兴趣,能够看完、看懂,方法还是可以捉摸的。文章写得长,写得短,写得详细,写得简单,要加解释,不要加解释,要看人家了解的程度。什么文字要多加工,什么可以少加工,要看对象。如人代大会上的报告一般要少用难懂的话,人家提出来还得解释。从前有一句诗写杨贵妃的姐姐“虢国夫人”是“淡扫蛾眉朝至尊”。因为唐明皇很宠幸她,他们常来常往,就可以这样。什么可以“淡扫蛾眉”,什么要多作梳妆打扮,要看对象。我们写东西是为了给人看,给什么人看,要使人看下去,应该捉摸一下,要因人、因事、因地制宜。文章的话是对群众讲的,对这部分群众还是对那部分群众,是给干部讲的,是给中央写的,文章应该不同。
四、怎么办?
中央对各部写文件提出了许多要求,今后应当如何改进?我看也要全面规划,加强领导。“六十条”提出要培养秀才,要搞个计划,定下人来,定下时间。计划看些什么,加以讨论,把过去写的文件,哪些是好的,哪些是坏的,讨论一下,党组书记主持开会不能多,但可开几次,全面规划,几次检查,年终评比。找几个人成立个小组,订个计划,一年讨论几次,中央经常提出一些写得好的文章,也批评一些写得坏的文章,自己写过的文件也可拿来讨论、比较,研究典型。“六十条”提出抓两头带中间,这是马克思主义的工作方法。好的典型很多,毛主席写了很多文章、电报可以作为我们学习的典型。我们抓住写得好的和不好的两头,就可以带动中间。主要讨论两种典型。也可以参考一些书。“工作方法六十条”中已提出,学点文学,学点文法和逻辑。有些文法和逻辑书,能认真看最好,如果没有兴趣,也的确比较枯燥,看不太懂,浏览一下也可以,看一遍有个印象也有好处。还是以讨论两种典型为主,参考书为辅,组织个小组,一年认真讨论几次。大家都写文章,部长写,司局长也写,可以分开几个组,也可以有大组小组,如果一年能检查四次,我看大有希望,世界不是不可知的,客观世界是可以认识的,是可以改变的,写文章是客观实践的过程,它的内在规律是可以掌握的。至于是否能运用自如,那是另外的问题。只要加强领导、订出规划,中央对我们的要求是可以实现的。