2022年服务会议,你做到点上了吗

时间:2022-07-03 13:00:04 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的2022年服务会议,你做到点上了吗,供大家参考。

2022年服务会议,你做到点上了吗

服务会议,你做到点上了吗?

 

 

做好会议活动服务工作是办公室的重要职责之一。“凡事预则立不预则废”,其实会议的工作流程一点都不难,主要分会前、会中、会后,其中重点是在于前期的准备及细节的把握,会中及时的应对突发情况,会后避免虎头蛇尾。

单位筹备的洽谈会明天就要召开了,相关市直单位及各县区、开发区分管领导及相关人员已经通知完毕,因为办公室人手抽不开,小管就临时负责此次的会议服务。小管之前都是跟着跑会议,也没有独自服务会议的经验,小管心里有点打鼓。

主任,能不能换个人啊,我确实是没弄过。”

“小管,不用担心,每个人都得经历过才能够进步。之前都是让你负责会议的某一项内容,你都做得很好。这次会场规模不是特别大,之前也做好了前期工作,我再给你交代几点,你肯定能做好。”

一是会场布置,座位原则不能错。“先定中间,再定左右”,主要领导的左手边是次要领导的,依此类推。这次是长桌会,市领导做一头,两边根据名单职务,打印好的座次牌依次排好。同时要确认打印的姓名是否正确。

二是会场环境,细节服务不能少。一方面检查会议资料、会议物品是否发放全部到位,装订是否存在错误;
另一方面检查会议设备是否调整好,包括音响话筒、电脑、空调灯光,确保话筒摆放标准、正确、音量适中、电源可靠,投影正常使用,空调提前开放,灯光开启,避免忽明忽暗。这次会议要用到可视化平台,一定要提前调试好,确保直播的信号畅通。

三是会议人员,保证到会不缺席。一方面做好会议人员的签到工作,会前十分钟确定好参会人员是否到位,及时注意人员的变化,做好沟通联系;
另一方面此次会议有交流发言,要按照顺序做好发言席的准备及话筒的相关工作。

“好的,主任,按照您说的,我马上去会场再确认一遍。”

晚上,小管给我发微信,说一切都准备好了,还给拍了图片。我也再次确认,确实没什么问题,没想到小管还是闹出了笑话。

会议开始后,小管一看没啥问题了,低着头在那看材料,过了一会,听到会议桌上有声音,就看到田书记拿起一个水杯要去倒水。这时候小管才想起来,市领导的茶杯是空的!当时不确定是否要放茶叶,他还以为会场服务员开会前已经给倒上了。

原来,开会时田书记发现市领导的杯子里没水,想让小管马上倒一杯,没想到小管就是低着头,看材料看得挺认真。结果,他在那瞅了半天,小管也没抬头,只好自己去倒水。

小管一下子失了神,这回又得被田书记说“不靠谱”了。会议还在进行,小管只能一边自责,一边盯着会场,心里想着可别再出什么事,可是怕啥来啥。其中一个县区领导在发言的时候话筒没声了,大家都抬起头来看,发言人也注意到了这个问题,一时也停住了。小管突然想起来,昨天调试发言席后,忘了关话筒开关,还好之前有备用电池,小管赶忙起身把电池给换好。好在整个会议顺利召开,小管也终于松了口气。

“会议服务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,不仅仅是要做好前期工作,其中最为关键的,就是会场上的“眼力见”,一方面要完成领导交办事项,关注领导言行,及时办理好领导临时在会场交办的事项;
另一方面要负责会场内外必要的联系等事宜,处理好突发故障,保证正常进行。”

“主任,你说的我明白了,就是要时刻的关注会场动态,会议服务是个动态的过程,没有一劳永逸的说法。”

“是的,作为会议服务人员,一是一定要及时关注领导的动态。这次会场小,等到再大规模的会议时,更是需保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,严谨细致、一丝不苟才能处理好各种突发情况,稍一大意,存在侥幸,就有可能出现差错和失误。二是要站在领导看得见的地方,确保领导一呼就应,开会时时刻观察会场状况,一旦有情况便立即处理。绝不能像你刚开始的时候,会议一开始,一看没啥问题,就忙自己的事情了,松懈下来。会议不到最后一秒都不能放松。后面你留心注意了,就没再出问题,就是一种进步。”

“好的,主任,下次我一定注意,把会议服务好。”

 

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